Hessischer Landkreistag

Schnittstelle zwischen TYPO3 und dem Dokumentenmanagementsystem Regisafe erleichtert die Arbeit im Hessischen Landkreistag
Der Hessische Landkreistag ist der kommunale Spitzenverband der Landkreise in Hessen. Für den Relaunch seines Internetauftritts und der Intranetplattform entschied sich der Verband für den Einsatz des lizenzfreien Web Content Management Systems TYPO3. Besondere Herausforderung dabei: Die Anbindung und Integration des Regisafe-Dokumentenmanagement-Systems, das beim Hessischen Landkreistag für das Archivwesen genutzt wird, in das neue Internet und Intranet. Im Sommer 2009 gingen schließlich das Intranet und der neue Internetauftritt des Hessischen Landkreistag auf Basis von TYPO3 ins Netz.

TYPO3 ist ein freies Content-Management-Framework für Websites
TYPO3 basiert auf der Skriptsprache PHP. Als Datenbank kann MySQL, aber auch etwa PostgreSQL oder Oracle eingesetzt werden.

Zahlreiche Funktionen können mit Erweiterungen integriert werden, ohne dass eigener Programmcode geschrieben werden muss. Die derzeit über 4000 Erweiterungen sind kostenlos verfügbar. Erhältlich sind unter anderem News, Shop-Systeme oder Diskussionsforen. Das System ist auf Mehrsprachigkeit angelegt und wird von einer Anwender- und Entwicklergemeinde aus aller Welt betreut. TYPO3 gehört mit zu den am weitesten verbreiteten Content-Management-Systemen aus dem Bereich der freien Software.

Für die technische Realisierung des Internet- und des Intranetauftritts des Hessischen Landkreistages kam eine Vielzahl von Extensions in teilweise stark angepassten Ausführungen zum Einsatz. So bestand beim Hessischen Landkreistag zusätzlich zu dem normalen Funktionsumfang von TYPO3 der Wunsch, auch einen eigenen News- und Pressebereich mit einem eigenen Template in seinen Internetauftritt zu integrieren. Darüber hinaus wurden sowohl für das Internet als auch für das Intranet spezielle Direkt-Mail- und Newstemplates entworfen und integriert.

Speziell für den HLT entwickelte Schnittstellenlösung
Einen besonderen Stellenwert bekam die Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Rundschreiben sowie Gremieninformationen für die verschiedenen Usergruppen im Internet als auch im Intranet. Für die Integration ins Intranet wurde eine TYPO3 Extension an eine speziell entwickelte Schnittstelle zum Regisafe-Dokumentenmanagement-System angebunden. In dieser Form wurde diese Schnittstellenlösung erstmalig umgesetzt.

Regisafe ist eine der führenden DMS-Lösungen, die vor allem in der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Der Hessische Landkreistag setzt diese für die Verwaltung und Archivierung eines Großteils der Dokumente seiner Geschäftsstelle ein. Im TYPO3 basierten Intranet sollte es nun die Möglichkeit geben, diese spezifischen Dokumente anzeigen zu lassen, nach Schlagworten zu durchsuchen und per Direct-Mail-Funktion als E-Mail zu versenden.

Aus dem internen DMS-System werden Datensätze (Pressemitteilungen, Rundschreiben, Gremieninformationen), nach interner Abstimmung, durch einen Klick auf den Internet- und Intranetseiten des HLT veröffentlicht. Die notwendigen Daten zur Darstellung der Datensätze werden von Regisafe mit übergeben. Die Daten werden direkt und ohne weitere händische Bearbeitung in TYPO3 übertragen, kategorisiert und veröffentlicht. Über den Intranetbereich können so, mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen, das komplette Informationsangebot (Rundschreiben-, Gremiendatenbank) des Verbandes abgebildet werden. Gleichzeitig bleiben die Datensätze über TYPO3 veränderbar.

Direct-Mail-Funktion
Rundschreiben und Pressemeldungen aus Internet und Intranet werden nach Veröffentlichung durch die TYPO3 Schnittstelle über das Direct-Mail-Modul von TYPO3 unter Beachtung der Intranet-Zugriffsrechte an die Abonnentengruppen versendet.

Arbeitserleichterung für den HLT
Die direkte Veröffentlichung aus dem DMS System Regisafe ohne weitere Einflussnahme erleichtert die umfangreichen Informationsarbeit über das Internet und Intranet des Hessischen Landkreistages (z.B. im Jahr allein ca. 800 Rundschreiben) erheblich. So hat Muhr – Partner für Kommunikation ein mächtiges Werkzeug geschaffen, das einen Zugriff auf alle im Verband zu Veröffentlichung freigegebenen Dokumente direkt aus dem TYPO3 Frontend ermöglicht. Eine Administratorenschulung für das neue Internet- und das Intranet-System auf TYPO3 Basis bot zusätzlich die Grundlage für ein selbstständiges Nutzen, Erfassen und Aktualisieren der umfangreichen Inhalte durch die Mitarbeiter des Hessischen Landkreistages.





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